Der Bereich „Warenbuchungen“ dient dazu, Bestände einzubuchen oder zwischen Lagern umzubuchen.

Übersicht der Warenbuchungen

Sie sehen eine Auflistung der bestehenden Warenbuchungen. Die Tabelle enthält die wichtigsten Informationen wie den Typ der Buchung, die Bezeichnung und das Erstelldatum. Zudem werden Sie in der Spalte „Lager“ direkt darüber informiert, welche(s) Lager die Buchung betrifft und wie viele Artikel die Buchung enthält. Ein grüner Haken in der Spalte „Status“ bedeutet, dass die Warenbuchung bereits gebucht wurde. Ein rotes Minus deutet auf eine offene, ein Schloss auf eine gesperrte Buchung hin. Dank der Optionen ganz rechts können Sie die Buchungen bearbeiten (Stift-Symbol), Barcodes für alle in der Buchung enthaltenen Vorgänge erzeugen (Barcode-Symbol) oder sie löschen (rotes Kreuz). Dabei ist der Datenfilter standardmäßig so eingestellt, dass Ihnen nur Warenbuchungen mit dem Status „offen“ oder „gesperrt“ angezeigt werden. Möchten Sie auch bereits gebuchte Buchungen einsehen, ändern Sie einfach den Filter entsprechend ab. Klicken Sie dazu im Bereich „Datenfilter“ rechts auf das kleine Plus. Sie können neben dem Typ der Buchung und dem Erstelldatum auch den Status der Warenbuchungen filtern und die Ansicht so anpassen.

Neue Warenbuchung anlegen

Um eine neue Warenbuchung anzulegen, klicken Sie auf „Legen Sie hier eine neue Buchung an“ (grünes Plus). Geben Sie nun eine eindeutige Bezeichnung für die Buchung ein (sie sollte Ihnen später die Zuordnung ermöglichen), entscheiden Sie sich beim Buchungstyp zwischen einem Wareneingang, einer Warenbewegung oder einer Inventurbuchung und wählen Sie das Lager, das davon betroffen ist. Speichern Sie nun die Eingaben. Die Buchung erscheint nun bereits in der Tabelle. Klicken Sie auf das Stift-Symbol ganz rechts, um die Warenbuchung zu editieren.

Wareneingangsbuchungen

Hier stehen Ihnen diese Möglichkeiten zur Verfügung:

• Wareneingänge anlegen: Geben Sie in das Feld „Artikel“ die Menge des eingegangenen Artikels ein, in das Feld „Nummer oder Scan“ die Artikelnummer des Produkts. Nun wird der Eintrag in die Liste aufgenommen. Alternativ verwenden Sie einen Handscanner, um die Artikelnummer eines physischen Produkts zu erfassen.
• Lagerplatz zuweisen: Markieren Sie zunächst alle Listeneinträge in der ersten Spalte mit einem Haken, die denselben Lagerplatz erhalten sollen. Wählen Sie den Lagerplatz anhand der Auswahlfelder unterhalb der Tabelle (R = Regal, F = Fach, B = Boden) und klicken Sie auf „Los“.
• Labels erstellen: Um ein einzelnes Label zu erstellen, klicken Sie in der entsprechenden Tabellenzeile auf das Barcodesymbol ganz rechts. Alternativ setzen Sie bei den Waren in der ersten Spalte einen Haken und klicken unterhalb der Tabelle auf „Labels erstellen“, um mehrere Labels in einer Datei zu erzeugen.
• Wareneingang buchen: Solange Sie die Buchung noch bearbeiten, werden die Änderungen noch nicht aktiv. Erst wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Jetzt buchen“. Die eingegebenen Buchungen werden nun festgeschrieben und in Ihre Bestandsverwaltung übernommen. Ehe Sie die Buchung erneut bestätigen, können Sie bei Bedarf die Option „Nicht erhaltene Mengen ausbuchen?“ aktivieren. Der apt-shop wird dann Mengen aus dem Zulauf ausbuchen, die Sie nicht erhalten haben.
• Buchung sperren: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sperren“, um die Buchung zu sperren.
• Warenbegleitschein drucken: Per Klick auf die Schaltfläche „Drucken“ wird ein Warenbegleitschein erzeugt, auf dem neben Daten zur Ware selbst auch das Label und der Lagerort im angegebenen Lager vermerkt sind.
• Lager ändern: Solange der Wareneingang nicht gebucht ist, können Sie durch einen Klick auf den Lagernamen das betroffene Lager ändern.

Buchung von Warenbewegungen

Eine Warenbewegung buchen Sie analog zu einem Wareneingang. Auch hier fügen Sie die betroffenen Artikel und Mengen per Artikelnummer hinzu. Achten Sie nun aber auf den Lagerplatz. Ändern Sie ihn nicht, wird der Lagerplatz beibehalten und nur das Lager verändert. Liegt der Artikel also im neuen Lager an einem anderen Platz, so müssen Sie diesen über die Angabe von Regal, Fach und Boden unterhalb der Tabelle angeben. Sperren Sie die Buchung über die Schaltfläche „Sperren“. Nun verändert sich die Ansicht. Per Klick auf „Drucken“ können Sie wieder einen Warenbegleitschein erstellen, den Sie mit den Waren mitgeben. Sind die Waren im neuen Lager angekommen, wird die Buchung weiterbearbeitet. Neben dem Feld „Artikelnummer“ erscheint nun eine Schaltfläche „Alle Mengen erhalten“. Wenn Sie diese betätigen, wird der Wert in der Spalte „Erhalten“ automatisch auf dieselben Werte wie das Feld „Menge“ gesetzt. Sie können die erhaltenen Mengen aber auch manuell ändern, indem Sie einfach auf die entsprechende Stückzahl klicken. Zudem können Sie über das Feld „Nummer oder Scan“ bei Bedarf zusätzliche Waren erfassen, die zusätzlich verlagert wurden. Anschließend klicken Sie auf „Jetzt buchen“ und bestätigen den Vorgang. Die veränderten Bestände werden nun gebucht.

Inventurbuchungen

Möchten Sie die Bestände von Artikeln korrigieren, verwenden Sie dafür Inventurbuchungen. Wie Sie diese genau verwenden, erfahren Sie im Handbuch-Artikel zum Thema „Inventur“.

Erfassung von Wareneingängen über eine Lieferantenbestellung

Im Reiter „Bestellungen“ können Sie zu einer Lieferantenbestellung direkt einen Wareneingang erfassen. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Artikel nicht manuell hinzufügen müssen. Klicken Sie dazu in der letzten Spalte „Optionen“ auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie „Wareneingang erstellen“. Entscheiden Sie, ob die Menge der eingegangenen Artikel bereits voreingestellt werden soll (empfehlenswert bei einer Komplettlieferung) oder ob Sie die Mengen selbst erfassen möchten (ideal für Teillieferungen). Anschließend bearbeiten Sie den Wareneingang wie oben beschrieben weiter.