Als Kaufmann sind Sie in der Regel verpflichtet, einmal jährlich oder in längeren Abständen eine Inventur durchzuführen und Ihre tatsächlichen Lagerbestände mit den kaufmännischen Beständen abzugleichen. Der apt-shop unterstützt Sie dabei. Für jedes Lager können Sie eine vollständige Inventur durchführen oder auch eine Teilinventur (z. B. nach Herstellern oder Sortimenten aufgeteilt).
Ist-Bestände erfassen
Wichtig: Sobald Sie eine Inventur gestartet haben und den Ist-Bestand, also den physisch gezählten Bestand, im System erfassen, dürfen Sie den Soll-Bestand nicht mehr verändern. Dies bedeutet konkret, dass Sie keine Bestellungen versenden, Retouren erfassen oder andere Aktionen ausführen dürfen, die die im System gespeicherten Bestände beeinflussen könnten.
Neue Inventur erstellen
Klicken Sie auf „Legen Sie hier eine neue Inventur an“. Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Inventur und legen Sie einen Zeitpunkt fest. Öffnen Sie die Inventur nun über das Stift-Symbol im Bearbeitungsmodus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Soll-Menge aus Lagerbestand importieren“. Hier können Sie filtern, für welche Artikel der Lagerbestand importiert werden soll (z. B. bei einer Teilinventur notwendig). Wichtig ist zudem, dass Sie dabei nur physische Artikel auswählen, da es für virtuelle Waren keine Lagerführung geben kann. Wählen Sie ein Lager aus, für das die Inventur durchgeführt werden soll. Möchten Sie auch Artikel anzeigen lassen, die laut System einen Bestand von 0 haben, aktivieren Sie die Option „Auch 0-Bestände importieren“. Möchten Sie die Soll-Menge als Ist-Menge setzen, setzen Sie den Haken neben der Option.
Ist-Bestände erfassen
Achtung: Wenn Sie den Import mehrfach durchführen, werden die Soll-Werte nicht überschrieben, sondern aufaddiert!
Ist-Bestände erfassen
Sie können die Ist-Bestände auf zwei verschiedenen Wegen erfassen:
Direkte Erfassung in der Detailansicht der Inventur
Wählen Sie oberhalb der Tabelle ein Lager aus, für das Ihre Ist-Bestände gelten sollen. Nun können Sie die Bestände direkt in der Liste ändern. Klicken Sie dazu einfach auf die bestehende Zahl in der Spalte „Ist-Menge“ und geben Sie den neuen Bestand ein.
Erfassung der Inventurbestände über Warenbuchungen
Im Reiter „Warenbuchungen“ können Sie auch einzelne Inventurbuchungen erfassen, zum Beispiel wenn Sie nur wenige Werte korrigieren möchten. Wenn Sie im Bearbeitungsmodus der Buchung Artikel erfassen, geben Sie in das Feld „Artikel“ den Ist-Bestand ein. In der Tabelle wird schließlich der Ist-Bestand (2. Spalte) und der Soll-Bestand (3. Spalte) ausgewiesen. Sobald Sie auf „Jetzt buchen“ klicken, müssen Sie eine Inventur wählen, der die Inventurbuchungen zugeordnet werden sollen. Ist ein Artikel in der Inventur bereits enthalten, so wird der Ist-Bestand entsprechend erhöht. Ist er noch nicht vorhanden, so wird er hinzugefügt. Der Soll-Bestand wird bei diesen Artikeln auf 0 gesetzt.
Inventur abschließen und buchen
Prüfen Sie nun alle Artikel, bei denen eine Differenz vorhanden ist, auf ihre Richtigkeit, damit beim Zählen keine Artikel vergessen werden. Dazu können Sie oberhalb der Tabelle so filtern, dass nur Artikel mit Differenz angezeigt werden. Wenn Sie Ihre Inventur abgeschlossen haben, können Sie sie buchen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche „Jetzt Lagerbestand überschreiben“. Wählen Sie hier das Lager, für das die Werte überschrieben werden sollen. Bei großen Mengen an Artikeln kann der Vorgang ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Die Änderungen werden im Bestandslog eingetragen. Wenn sich ein Bestand durch die Inventur ändert, wird dies an alle Kanäle weitergegeben. Nachdem Sie die Inventur fertig gebucht haben, dürfen Sie wieder Bestände verändern, indem Sie Bestellungen verschicken oder retournieren.
Inventurlisten drucken
In der Übersicht der angelegten Inventuren können Sie eine Inventurliste drucken. Klicken Sie auf das Druckersymbol in der entsprechenden Tabellenzeile. Erzeugt wird eine PDF-Datei, die Sie während der Inventur für das Zählen und Erfassen der Ist-Mengen nutzen können. Nachdem Sie die korrigierten Werte eingetragen haben, können Sie die Liste als Nachweis für die durchgeführte Inventur verwenden.
