Zahlungsabgleich

Mithilfe der Funktion „Zahlungsabgleich“ ordnen Sie eingegangene Zahlungen den Bestellungen im Onlineshop zu. Dabei können Sie gleichzeitig den Status der Bestellung ändern und eine Rechnung erstellen. Hierfür stehen Ihnen der manuelle Zahlungsabgleich und der Dateiimport zur Verfügung.

Manueller Zahlungsabgleich

Um eine Zahlung manuell abzugleichen, suchen Sie über das Suchfeld nach einem passenden Suchbegriff (z. B. dem Namen des Kunden). Neben dem Namen sehen Sie in der Auflistung auch den Betrag, den Bestellstatus sowie die Anzahl der bestehenden Rechnungen. Klicken Sie auf „Abgleich“, um den in den Einstellungen vordefinierten Status zu setzen und ggf. eine Rechnung zu erstellen und zu versenden.

Zahlungen per Dateiimport einlesen

Wählen Sie zunächst eine Datei auf Ihrem Rechner aus, die die Zahlungsdaten enthält, und laden Sie diese hoch. Dabei müssen Sie sich zudem für eine der angelegten Dateivorlagen entscheiden. Klicken Sie nun auf „Hochladen“. Der apt-shop liest nun die Daten ein und versucht, Bestellungen zu finden, die er den Zahlungen zuweisen kann. Hierzu werden zunächst alle Bestellungen ausgewählt, die denselben Betrag aufweisen. Anschließend wird die Richtigkeit der Zuordnung überprüft, indem nach einer übereinstimmenden Bestellnummer, dem Namen oder der Kundennummer gesucht wird. Lässt sich die Buchung einwandfrei zuordnen, wird die Bestellung zu der Buchung gesetzt. Nach dieser Prüfung werden Ihnen die Ergebnisse angezeigt. Sie können alle Buchungen prüfen und sie ggf. korrigieren, indem Sie nach anderen Bestellungen suchen und diese setzen. Buchungen, die nicht zugeordnet werden konnten, können Sie ignorieren. Über die Schaltfläche „Abgleichen“ starten Sie nun den Abgleich und die Bestellungen werden entsprechend Ihrer Einstellungen mit einem neuen Status versehen und die Zahlungen zugeordnet. Alle Zahlungen, die Sie nicht zugeordnet haben, können Sie anschließend über die Schaltfläche „Liste leeren“ entfernen.

Dateivorlagen für den Import von Kontoauszügen

Gewöhnlich bieten die verschiedenen Banken ihren Kontoauszug in unterschiedlichen Formaten an. Dieses können Sie hier als Dateivorlage anlegen. Klicken Sie auf „Legen Sie hier eine neue Datenvorlage an“ und tätigen Sie diese Angaben:

• Bezeichnung: Bezeichnung der Dateivorlage
• Import ab Zeile: eine oder mehrere Zeilen überspringen, wenn eine Überschriftenzeile oder ein Header vorhanden ist (5 bedeutet z. B., dass die ersten vier Zeilen übersprungen werden)
• Trennzeichen: Zeichen, durch das die Datensätze und Spalten voneinander getrennt sind
• Spaltenzuordnung: Angabe der Spalten in der Importdatei, in der sich Name, Betrag, Buchungsdatum und Verwendungszweck befinden

Wenn Sie mehrere Bankkonten nutzen, können Sie dafür verschiedene Dateivorlagen anlegen.

Einstellungen zum Zahlungsabgleich

Nehmen Sie hier die Einstellungen zum Zahlungsabgleich vor. Zunächst können Sie anhand der Statusstufen definieren, welche Bestellungen durchsucht werden sollen. Zudem vergeben Sie den Bestellstatus, der automatisch vergeben wird, sobald eine Zahlung verbucht wird (z. B. bezahlt). Legen Sie nun fest, welche Aktionen beim Verbuchen einer Zahlung ausgeführt werden sollen:

• Rechnung erstellen
• Rechnung an den Kunden senden
• Rechnung öffnen
• Bestellung öffnen

Sichern Sie die Angaben durch einen Klick auf die Schaltfläche „Einstellungen speichern“.